HĐND tỉnh vừa phối hợp với Trung tâm VNPT - IT3 Đà Nẵng (Tập đoàn VNPT Việt Nam) tổ chức tập huấn ứng dụng công nghệ thông tin “Phòng họp không giấy” cho các đại biểu HĐND tỉnh. Trao đổi với Báo Phú Yên về ứng dụng này, ông Phạm Trường Phước, chuyên viên giải pháp của Trung tâm VNPT - IT3, cho biết:
Mô hình “Phòng họp không giấy” là sản phẩm do Tập đoàn VNPT nghiên cứu, thực hiện nhằm giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong phòng họp, đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Đồng thời tạo ra môi trường tương tác đa chiều và tức thời, giúp người dùng có thể chia sẻ thông tin, trao đổi và phản hồi dễ dàng. Nhờ vậy, mọi vấn đề được xử lý nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả.
* Ông có thể giới thiệu cơ chế hoạt động của “Phòng họp không giấy”, mô hình được vận hành như thế nào và có thể nhân rộng?
- Hoạt động của phòng họp này vận hành theo từng bước như: Trước mỗi phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan đến cuộc họp được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt. Sau đó, bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống để các thành viên tham dự cuộc họp nghiên cứu, chuẩn bị ý kiến đóng góp.
Khi bắt đầu cuộc họp, trên màn hình của người chủ trì cuộc họp sẽ thấy được những người có mặt thông qua vị trí chỗ ngồi của từng đại biểu, ai vắng người chủ trì sẽ biết ngay. Chức năng này giống như điểm danh tức thời, thay vì phải mất thời gian điểm danh như những cuộc họp trước đây.
Đặc biệt, hệ thống có chức năng ghi chú trực tiếp trên màn hình điện tử ở bất kỳ trang nào của tài liệu đã nhập sẵn; chức năng nhấn dòng, tô đậm để đánh dấu những thông tin cần lưu ý. Người họp nếu cần thiết có thể tìm kiếm tài liệu liên quan từ nguồn khác để bổ sung thông tin nhờ khả năng liên kết với kho dữ liệu quốc gia, các trang web của nhiều cơ quan khác.
Hệ thống được thiết kế có tính năng bảo mật tài liệu. Những tài liệu mật hoặc hạn chế người xem sẽ được ẩn đi trên hệ thống, chỉ khi được phép của người chủ trì thì tài liệu mới hiện lên. Trong suốt cuộc họp, khi cần phát biểu, người họp có thể bấm vào mục đăng ký phát biểu. Từ danh sách đăng ký phát biểu của các đại biểu được lưu lại, người chủ trì có thể nắm được số lần phát biểu của từng người, cũng như biết được những người ít đóng góp ý kiến hoặc không bao giờ phát biểu.
Ngoài ra, ứng dụng này còn có tính năng lấy ý kiến và biểu quyết. Kết thúc cuộc họp, bộ phận phụ trách sẽ tổng hợp kết quả biểu quyết, cập nhật kết luận cuộc họp lên hệ thống để từng thành viên biết.
Đây là một mô hình được nhiều tỉnh, thành trên toàn quốc đánh giá cao và đã thực hiện có hiệu quả. Chính vì vậy, khi đã thực hiện thí điểm thì nên nhân rộng để bắt kịp với nhịp phát triển của công nghệ 4.0.
* Vậy khâu nào là quan trọng nhất trong việc vận hành, ứng dụng mô hình này thông suốt nhất, thưa ông?
- Hệ thống kỹ thuật là điều kiện đương nhiên. Tuy nhiên, để mô hình này vận hành thuận lợi, không gặp phải chướng ngại thì quan trọng nhất là tổ giúp việc cho cuộc họp. Khi bộ phận giúp việc càng thông suốt thao tác, sắp xếp tài liệu có tính hệ thống cao thì đại biểu càng dễ dàng tra cứu, cuộc họp càng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.
Từ việc thông báo đến đại biểu chuẩn bị cũng như phối hợp với bộ phận kỹ thuật soạn kỹ tài liệu hướng dẫn, sử dụng thật chu đáo; điều này sẽ giúp phát huy vai trò trách nhiệm của đại biểu HĐND thông qua việc tiếp nhận, phản hồi thông tin khi tham gia các hoạt động tại cuộc họp. Thời gian đầu thực hiện khó tránh khỏi một số khó khăn, các đại biểu và bộ phận giúp việc cùng nhau tương tác để hoàn thiện và vượt qua những bỡ ngỡ ban đầu để thao tác thuần thục hơn...
* Tiện ích và ý nghĩa của mô hình này như thế nào trong việc góp phần cải cách hành chính, thưa ông?
- Việc triển khai mô hình “Phòng họp không giấy” góp phần quan trọng trong việc hiện đại hóa nền hành chính, xây dựng chính quyền điện tử và là khâu quan trọng trong tiến trình cải cách hành chính. Trong sự bùng nổ công nghệ thông tin hiện nay, tỉnh nên tính đến việc xóa bỏ phòng họp truyền thống rườm rà giấy tờ và tập trung phát triển văn phòng không giấy tờ hiện đại, chuyên nghiệp. Theo đó, việc in ấn tài liệu không mất quá nhiều thời gian, nhất là khi có sự chỉnh sửa. Khi số hóa văn bản thì cập nhật rất nhanh chóng, thuận tiện, giúp nâng cao chất lượng các cuộc họp.
Mô hình này là nguồn tài liệu mở, luôn sẵn sàng để các đại biểu tra cứu trên hệ thống. Người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thời, có thể lấy ý kiến và biểu quyết từ xa. Vì vậy, các đại biểu quyết liệt nhập cuộc, nắm vững các thao tác để sử dụng thành thạo hệ thống này.
* Xin cảm ơn ông!
THÙY THẢO (thực hiện)
